MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.    Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.       Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.      Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan

di berbagai media

c.       Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.      Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.       Menyimpan

f.       Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

g.      Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

h.      Menghitung

i.        Contoh:  menghitung  data  penjualan,  keuangan,  dan  jumlah  sarana  dan prasarana

j.        Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

B.     Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.      Bersifat pelayanan

2.      Terbuka dan luas

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

·         Sebagai alat komunikasi secara tertulis

·         Sebagai alat pengingat jika sewaktu waktu diperlukan

·         Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

·         Dapat menjadi nilai historis

·         Sebagai duta organisasi

·         Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

·         Gunakan  kertas  yang  baik,  HVS  ukuran  A4  untuk  perusahaan  swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

·         Surat dibuat lengkap dengan bagian

·         bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

·         Bahasa  harus  dibuat  dengan  baik,  lugas,  jelas,  padat  dan  tidak bertele-tele

·         Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2.      Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan  maupun  tertulis.  Didalam  laporan  terdapat  kegiatan  pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

a.       Fungsi laporan:

·         Sebagai bahan pertanggungjawaban

·         Alat menyampaikan informasi

·         Alat pengawasan

·         Bahan penilaian

·         Bahan pengambilan keputusan

b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

·         Harus jelas dan cermat

·         Mengandung kebenaran dan objektifitas

·         Lengkap

·         Tegas dan konsisten

·         Langsung mengenai sasaran

·         Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

·         Disertai dengan saran-saran

·         Tepat waktu

c.       Jenis-jenis laporan:

1.      Laporan berdasarkan waktu

·         Laporan berkala

laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

·         Laporan incidental

laporan yang dibuat apabila diperlukan

2.      Laporan berdasarkan bentuk

·         Laporan   berbentuk   surat

laporan   yang   dibuat   secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluardari suatu sekolah.

·         Laporan  berbentuk  naskah

·         laporan  disampaikan  dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

·         Laporan     berbentuk     memo

laporan     yang     ditulis menggunakan  memo.  Umumnya  isi  laporan  pendek,  untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

3.      Laporan berdasarkan penyampaian

·         Laporan lisan => laporan yang disampaikan secara langsung

·         Laporan tertulis. Contoh: surat, naskah dan memo.

·         Laporan    visual

·         laporan    yang    disampaikan    melalui penglihatan.  Contoh:  disampaikan  melalui  media  presentasi (power point)

4.      Laporan berdasarkan sifat

·         Laporan biasa

laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia,   sehingga   jika   laporan   terbaca   orang   lain   tidak menimbulkan dampak negative

·         Laporan  penting

laporan  yang  isinya  bersifat  penting  dan rahasia,   sehingga   hanya   orang   tertentu   saja   yang   boleh mengetahuinya.

5.      Laporan berdasarkan isinya

·         Laporan   informatif

laporan   yang   isinya   hanya   berisi informasi saja

·         Laporan rekomendasi

laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

·         Laporan  analisa

laporan  yang  isinya  berupa  hasil  analisa secara mendalam

·         Laporan kelayakan

laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

·         Laporan pertanggungjawaban

·         laporan    yang    berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

d.      Langkah-langkah membuat laporan

1.      Menentukan masalah yang akan dilaporkan

2.      Mengumpulkan bahan, data dan fakta

3.      Mengklasifikasi data

4.      Mengevaluasi dan mengolah data

5.      Membuat kerangka laporan

6.      Kerangka laporan terdiri dari:

·         Pendahuluan

- Maksud dan tujuan penulisan laporan

- Masalah pokok yang dilaporkan

- Sistematika laporan

·         Batang tubuh

- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

- Masalah yang terjadi

- Pembahasan masalah

·         Penutup

- Kesimpulan, dan

- Saran

3.      Formulir

Adalah   lembaran   kartu   atau   kertas   dengan   ukuran   tertentu   yang didalamnya  terdapat  data  atau  informasi  yang  bersifat  tetap,  dan  ada beberapa bagianlain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

a)      Keuntungan membuat formulir

·         Menghemat    waktu,    tenaga,    dalam    hal    penulisan    serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

·         Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

·         Adanya keseragaman

·         Mengurangi kegiatan foto kopi

b)      Fungsi formulir

·         Mencari suatu keterangan

·         Menghimpun data yang sama

·         Menyampaikan informasi yang sama

·         Sebagai bukti fisik

·         Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c)      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

·         Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

·         Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

·         Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

·         Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

·         Dibuat secara sederhana

·         Untuk  bagian  yang  akan  di  isi  informasi,  perlu  disediakan  ruang kosong yang cukup

·         Harus ada judul nama formulir

·         Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

·         Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

·         Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

4.      Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paperHasil   jasa   pekerjaan   kantor:   kegiatan   melayani   tamu   atau   kegiatan memberikan informasi secara langsung

5.      Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.    Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.       Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.      Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan

di berbagai media

c.       Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.      Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.       Menyimpan

f.       Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

g.      Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

h.      Menghitung

i.        Contoh:  menghitung  data  penjualan,  keuangan,  dan  jumlah  sarana  dan prasarana

j.        Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

B.     Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.      Bersifat pelayanan

2.      Terbuka dan luas

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

·         Sebagai alat komunikasi secara tertulis

·         Sebagai alat pengingat jika sewaktu waktu diperlukan

·         Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

·         Dapat menjadi nilai historis

·         Sebagai duta organisasi

·         Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

·         Gunakan  kertas  yang  baik,  HVS  ukuran  A4  untuk  perusahaan  swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

·         Surat dibuat lengkap dengan bagian

·         bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

·         Bahasa  harus  dibuat  dengan  baik,  lugas,  jelas,  padat  dan  tidak bertele-tele

·         Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2.      Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan  maupun  tertulis.  Didalam  laporan  terdapat  kegiatan  pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

a.       Fungsi laporan:

·         Sebagai bahan pertanggungjawaban

·         Alat menyampaikan informasi

·         Alat pengawasan

·         Bahan penilaian

·         Bahan pengambilan keputusan

b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

·         Harus jelas dan cermat

·         Mengandung kebenaran dan objektifitas

·         Lengkap

·         Tegas dan konsisten

·         Langsung mengenai sasaran

·         Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

·         Disertai dengan saran-saran

·         Tepat waktu

c.       Jenis-jenis laporan:

1.      Laporan berdasarkan waktu

·         Laporan berkala

laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

·         Laporan incidental

laporan yang dibuat apabila diperlukan

2.      Laporan berdasarkan bentuk

·         Laporan   berbentuk   surat

laporan   yang   dibuat   secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluardari suatu sekolah.

·         Laporan  berbentuk  naskah

·         laporan  disampaikan  dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

·         Laporan     berbentuk     memo

laporan     yang     ditulis menggunakan  memo.  Umumnya  isi  laporan  pendek,  untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

3.      Laporan berdasarkan penyampaian

·         Laporan lisan => laporan yang disampaikan secara langsung

·         Laporan tertulis. Contoh: surat, naskah dan memo.

·         Laporan    visual

·         laporan    yang    disampaikan    melalui penglihatan.  Contoh:  disampaikan  melalui  media  presentasi (power point)

4.      Laporan berdasarkan sifat

·         Laporan biasa

laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia,   sehingga   jika   laporan   terbaca   orang   lain   tidak menimbulkan dampak negative

·         Laporan  penting

laporan  yang  isinya  bersifat  penting  dan rahasia,   sehingga   hanya   orang   tertentu   saja   yang   boleh mengetahuinya.

5.      Laporan berdasarkan isinya

·         Laporan   informatif

laporan   yang   isinya   hanya   berisi informasi saja

·         Laporan rekomendasi

laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

·         Laporan  analisa

laporan  yang  isinya  berupa  hasil  analisa secara mendalam

·         Laporan kelayakan

laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

·         Laporan pertanggungjawaban

·         laporan    yang    berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

d.      Langkah-langkah membuat laporan

1.      Menentukan masalah yang akan dilaporkan

2.      Mengumpulkan bahan, data dan fakta

3.      Mengklasifikasi data

4.      Mengevaluasi dan mengolah data

5.      Membuat kerangka laporan

6.      Kerangka laporan terdiri dari:

·         Pendahuluan

- Maksud dan tujuan penulisan laporan

- Masalah pokok yang dilaporkan

- Sistematika laporan

·         Batang tubuh

- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

- Masalah yang terjadi

- Pembahasan masalah

·         Penutup

- Kesimpulan, dan

- Saran

3.      Formulir

Adalah   lembaran   kartu   atau   kertas   dengan   ukuran   tertentu   yang didalamnya  terdapat  data  atau  informasi  yang  bersifat  tetap,  dan  ada beberapa bagianlain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

a)      Keuntungan membuat formulir

·         Menghemat    waktu,    tenaga,    dalam    hal    penulisan    serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

·         Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

·         Adanya keseragaman

·         Mengurangi kegiatan foto kopi

b)      Fungsi formulir

·         Mencari suatu keterangan

·         Menghimpun data yang sama

·         Menyampaikan informasi yang sama

·         Sebagai bukti fisik

·         Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c)      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

·         Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

·         Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

·         Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

·         Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

·         Dibuat secara sederhana

·         Untuk  bagian  yang  akan  di  isi  informasi,  perlu  disediakan  ruang kosong yang cukup

·         Harus ada judul nama formulir

·         Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

·         Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

·         Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

4.      Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paperHasil   jasa   pekerjaan   kantor:   kegiatan   melayani   tamu   atau   kegiatan memberikan informasi secara langsung

5.      Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.